Minggu, 08 Januari 2012

Administrasi sebagai Seni dan Ilmu


A.    Administrasi sebagai Seni

Secara etimologi administrasi berasal dari kata bahasa Inggris administration.  Dalam Webster’s New World Dictionary  (1951) administration merupakan bentuk adjective dari kata administer.
Adapun kata administer menurut kamus tersebut berasal dari kata lain : ad + ministrate yang artinya adalah to serve dalam bahasa Indonesia melayani.
Kemudian kata administer dalam bahasa Inggris itu diartikan sebagai : To manage, to conduct, to direct.
Sementara seni, G. R. Terry (1977) mengatakan,  “Art is personal creative power plus skill in performance”. Seni merupakan kemampuan atau kemahiran seseorang untuk menerapkan knowledge yang dimiliki dalam menjalankan tugas dan fungsi tertentu.
Selain itu, istilah “seni” atau arti ini berasal dari  bahasa Latin yang berarti skill atau keahlian, kemahiran yang timbul dari dalam untuk mewujudkan sesuatu.
Kaitannya dengan administrasi berarti bagaimana menerapkan knowledge (science) dengan menggunakan kemahiran, ketrampilan, pengalaman yang dilakukan oleh para administrator/manajer (top, middle, lower level) dalam suatu kegiatan kerjasama dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan kata lain administrasi dan manajemen ditinjau dari segi praktisnya.
Administrasi sebagai seni pada hakekatnya timbul bersama-sama dengan timbulnya peradaban manusia. Jelasnya semenjak manusia telah berbudaya, yaitu dengan mengembangkan ciptanya/ akal pikirannya, rasanya/ seninya, karsanya/kehendaknya, dan adanya kerja sama antara 2 orang atau lebih telah merupakan unsur-unsur administrasi dalam kehidupan bersama atau bermasyarakat. Oleh karena itu, administrasi sebagai suatu seni sesungguhnya bukan merupakan hal yang baru, karena dengan adanya 2 manusia yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu, di sana sudah terdapat administrasi, yaitu administrasi dalam praktek. Herbert A. Simon, misalnya, pernah mengatakan bahwa apabila ada 2 orang yang bekerja-sama untuk menggulingkan sebuah batu yang tidak dapat digulingkan hanya oleh satu orang di antara mereka, di sana telah terdapat administrasi.
Sejarah telah menunjukkan kepada kita bahwa sejak periode prasejarah dan periode sejarah, manusia telah menjalankan sebagian prinsip-prinsip administrasi yang sekarang kita kenal, dan telah menerapkan dalam bidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan, pengangkutan dan sebagainya, misalnya seperti yang dikemukakan oleh Max Webber bahwa Mesir adalah negara tertua yang menjalankan sistem administrasi, khususnya adminitrasi birokratik. Demikian juga di Tiongkok kuno, dapat diketahui tentang konstitusi Chow yang dipengaruhi oleh ajaran Confucius dalam “Administrasi Pemerintahan”. Dari Yunani (430 SM) dengan susunan kepengurusan Negara yang demokratis, Romawi dengan “De Officiis dan “De Legibus”nya Marcus Tullius Cicero. Dan di Indonesia terlihat pada zaman Pemerintahan Kerajaan Mataram I, Majapahit dan Sriwijaya, dan salah satu buktinya adalah candi Borobudur, yang terus di kagumi oleh setiap orang.

B.     Administrasi sebagai Ilmu
1.      Tahap-tahap perkembangan administrasi sebagai ilmu

Administrasi muncul sebagai ilmu baru dalam dunia ilmu pengetahuan disebabkan oleh
Administrasi sebagai ilmu muncul pertama kali pada tahun 1886 yakni ditandai dengan munculnya gerakan manajemen ilmiah yang dipelopori F.W. Taylor, yang menandai berakhirnya status administrasi dan manajemen sebagai seni semata-mata, dan mulai berdwistatus, yaitu disamping sebagai seni juga sebagai ilmu.
Sejak lahirnya sampai sekarang, administrasi sebagai ilmu telah menjalani empat tahap, yakni :
a.      Survival Period (1886-1930).
Tahun 1886 sering disebut sebagai “tahun” lahirnya ilmu administrasi, karena pada tahun itulah gerakan manajemen/administrasi ilmiah dimulai oleh Frederick Winslow Taylor di Amerika Serikat yang dijuluki bapak ilmu manajemen, dan kemudian diikuti oleh Henry Fayol di Prancis yang dijuluki pula bapak ilmu Administrasi. Dalam masa ini para sarjana mulai memperjuangkan supaya pengetahuan administrasi sebagai ilmu yang mandiri atau sebagai salah satu tertib-ilmu (disiplin). Demikian juga dalam masa inilah para ahli dan sarjana mengkhususkan dirinya dalam bidang administrasi dan manajemen.
b.      Consolidation and Completion Period (1930-1945).
Dalam masa ini asas-asas, rumus-rumus dan kaidah-kaidah (norma) ilmu administrasi lebih disempurnakan. Dan dalam masa ini juga mutu (quality) dan jumlah (quantity) para sarjana administrasi turut dikembangkan serta gelar-gelar kesarjanaan dalam ilmu administrasi Negara dan niaga banyak diberikan oleh lembaga-lembaga pendidikan tinggi.
c.       Human Relations Period (1945-1959).
Dalam masa ini para sarjana administrasi mulai memperhatikan segi manusiawi dan menyelidiki segala hubungan dari semua orang dalam kegiatan kerjasama, baik hubungan yang bersifat resmi (dinas,formal) maupun yang tidak resmi (informal). Pada masa ini pula ditulis pula hampir semua buku mengenai hubungan antar manusia dalam kegaiatan kerjasama mereka.
d.      Behavioral Period (1959-sekarang).
Dalam masa ini para sarjana administrasi mulai mengadakan perhatian serta peningkatan terhadap penyelidikan mengenai tindakan-tindakan dan perilaku orang-orang dalam kehidupan berorganisasi dan dalam bidang pekerjaannyan system maupun pendekatan kontingensi (contingency approach).

Dari uraian diatas kita dapat menarik kesimpulan tentang Administrasi. Adapun pengertian dari Administrasi menurut “Ilmu” adalah suatu ilmu yang mempelajari aktivitas manusia yang bersifat kooperatif dan bagaimana cara-cara merealisasikannya yang terkumpul secaras sistemasi. Sedangkan pengertian Administrasi sebagai “Seni” adalah merupakan proses kegiatan yang perlu dikembangkan secara kontinu, agar administrasi sebagai suatu cara untuk mencapai tujuan yang benar-benar dapat memberi peranan yang diharapkan.

2.      Syarat-syarat administrasi sebagai ilmu

Setiap pengetahuan memiliki syarat-syarat tertentu hingga ia disebut ilmu atau pengetahuan ilmiah. Begitu pula administrasi, ia memiliki syarat-syarat tertentu yang menjadikannya sebagai ilmu.

a.      Menggunakan metode ilmiah
Metode penelitian merupakan cara atau teknik ilmiah untuk memperoleh data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Cara atau teknik ilmiah yang dimaksud adalah dimana kegiatan penelitian itu dilaksanakan berdasarkan ciri-ciri keilmuan, yaitu Rasional, Empiris dan Sistematis (RES). Rasional berarti peneltian dilakukan dengan cara yang masuk akal, sehingga terjangkau oleh nalar manusia. Empiris berarti cara atau teknik yang dilakukan selama penenlitian itu dapat diamati oleh indera manusia, sehingga orang lain dapat mengamati dan mengetahui cara atau teknik atau langkah yang digunakan selama proses penelitian. Sistematis, maksudnya adalah proses yang dilakukan dalam penelitian itu menggunakan langkah-langkah tertentu yang logis.
Data empiris yang diperoleh melalui penelitian itu harus mempunyai kriteria valid. Yaitu data yang derajat ketepatan antara data yang sesungguhnya terjadi pada obyek dengan data yang dikumpulkan oleh peneliti. Misalnya dalam suatu pameran bisnis terjual 500 set komputer, sementara peneliti melaporkan jauh dibawah atau diatas 500 set computer yang terjual, maka derajad validitas hasil penelitian itu rendah. Atau misalnya dalam suatu perdagangan saham tidak terjadi kerusuhan, dan peneliti melaporkan terjadi kerusuhan maka data yang dilaporkan juga tidak valid.
Untuk mendapatkan data yang valid dalam penelitian sering sulit dilakukan, oleh karena itu, maka validitas hasil penelitian dapat diuji melalui pengujian reliabilitas dan obyektivitas data penelitian yang telah terkumpul. Pada umumnya kalau data itu realiabel dan obyektif, maka hasil penelitiannya akan valid. Data yang valid pasti reliable dan obyektif. Reliabelitas berkenaan dengan derajad konsistensi/keajegan data dalam interval waktu tertentu. Misalnya pada hari pertama wawancara, sumber data mengatakan bahwa jumlah karyawan yang berdemonstrasi sebanyak 1000 orang, maka besok atau lusa pun sumber data tersebut akan tetap mengatakan bahwa jumlah karyawan yang berdemonstrasi tetap sebanyak 1000 orang, maka data tersebut adalah data yang obyektif (lawannya subyektif).
Kalau ada beberapa kelompok peneliti memberikan data penelitian tersebut tidak obyektif sehingga tidak valid. Data yang reliable belum tentu valid, misalnya setiap hari seseorang karyawan perusahaan pulang malam dengan alasan ada rapat, padahal kenyataannya tidak ada rapat. Hal ini diucapkan secara konsisten tetapi datanya tidak valid. Data yang obyektif juga belum tentu valid, misalnya 99 % dari sekelompok orang menyatakan bahwa si A adalah pencuri, dan 1 % menyatakan bukan pencuri. Padahal yang benar justru yang hanya 1 % yang menyatakan bahwa A adalah bukan pencuri.
Validitas data hasil penelitian dapat diperoleh dengan menggunkan instrument yang valid, menggunakan sumber data tepat dan cukup jumlahnya, serta metode pengumpulan dan analisis data yang benar. Untuk mendapatkan data yang reliable, maka instrument harus reliable dan penelitiannya dilakukan dengan berulang-ulang. Selanjutnya untuk mendapatkan data yang obyektif, maka sampel sumber data jumlahnya mendekati jumlah populasi.
Setiap penelitian mempunyai tujuan dan kegunaan tertentu. Secara umum tujuan penelitian ada tiga macam yaitu yang bersifat penemuan, pembuktian dan pengembangan. Penemuan berarti data yang diperoleh dari penelitian itu adalah data yang betul-betul baru yang sebelumnya belum pernah diketahui. Pembuktian berarti data yang diperoleh itu digunakan untuk membuktikan adanya keragu-raguan terhadap informasi atau pengetahuan tertentu, dan pengembangan berarti untuk memperdalam dan memperluas pengetahuan yang telah ada.
Melalui penelitian manusia dapat menggunakan hasilnya, secara umum data yang diperoleh dari penelitian dapat digunakan untuk memahami, memecahkan dan mengantisipasi masalah. Memahami berarti memperjelas suatu masalah atau informasi yang tidak diketahui dan selanjutnya menjadi tahu, memecahkan berarti meminimalkan atau menghilangkan masalah, dan mengantisipasi berarti mengupayakan agar masalah tidak terjadi.

b.      Universal
Universal adalah bersifat umum atau menyeluruh. Dimana pun tempat terjadinya kegiatan administrasi, maka kegiatan itu sama seperti yang dilakukan oleh individu lain, di tempat lain pula. Ia tak terikat oleh ruang dan waktu. Selain itu, ada pembuktian atas kebenarannya. Tujuannya adalah agar ia dapat diterima dimasyarakat umum. Apabila kebenarannya tidak teruji, maka teori atau ilmu tersebut hanya dibenarkan oleh si pembuat saja, tidak diterima secara umum.

c.       Mempunyai prinsip-prinsip tertentu
Fayol meletakkan sejumlah prinsip-prinsip umum.daripada Administrasi yang dipergunakan sebagai suatu rangka salah satu daripada bab Bukunya. la membagi prinsip-prinsip itu menjadi 14 (empat bedas) bagian yaitu:
  • o   Pembagian pekerjaan (division of work).
  • o   Kewenangan dan tanggung jawab (authority and responsibility).
  • o   Disiplin (discipline)
  • o   Kesatuan perintah (Unity of Command).
  • o   Kesatuan arah/tujuan (Unity of direction).
  • o   Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan individu (Subordina-tion of individual to general interest).
  • o   Penggajian (Remuniration).
  • o   Sentralisasi (Centralization).
  • o   Skala hirarkhi (Scalar chain).
  • o   Tata tertib (Order).
  • o   Keadilan (Equity).
  • o   Stabilitas daripada jabatan (Stability of tenure).
  • o   Prakarsa (Initiative).
  • o   Solidaritas artara sesama kawan sekerja (Esprit de corps).


d.      Mempunyai objek
Salah satu unsur yang terpenting dalam ilmu pengetahuan atau pengetahuan ilmiah adalah obyek. Obyek terbagi ke dalam dua bagian, yakni obyek formal dan material.
Obyek material dari administrasi adalah manusia itu sendiri (atau pelaku dari administrasi itu sendiri, sementara obyek formal dari administrasi adalah perilaku atau tindakan-tindakan manusia dalam melakukan administrasi.

e.       Mempunyai sistem
Setiap ilmu dalam dirinya merupakan suatu sistem, artinya merupakan suatu kebulatan dan keutuhan tersendiri dan terpisah dari ilmu lainnya, misalnya psikologi merupakan kebulatan tersendiri yang terpisah dengan anthropologi. Begitu pula dengan administrasi. Administrasi memiliki sistem tersendiri dan terpisah dengan ilmu lainnya, dimana administrasi membahas tentang suatu kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu secara rasional dengan menggunakan prinsip efektivitas dan efesien.

f.       Dapat dijadikan teori
Mengapa tidak ada pendidikan administrasi tanya Fayol. Kenyataan bahwa waktu itu belum adanya teori Administrasi, sebab tanpa teori tidak mungkin adanya pengajaran. Sebenarnya tidak sedikit teori-teori dari seseorang yang berpengalaman memimpin suatu bidang-bidang usaha dengan sukses, tetapi usahausaha pengumpulan daripada prinsip-prinsip, peraturan-peraturan, metode-metode, prosedur-prosedur dan sebagainya yang dipergunakan untuk mengecek dari pengalaman-pengalaman umum tersebut belum ada.

Oleh karena itu, Fayol memelopori penulisan buku: General and Industrial Administration (Administrasi Umum dan Industri), yang dimulai dengan proses perumusan teori. "Saya mengharap", ia menambahkan, "dengan metode ini, suatu teori Administrasi akan berasal dari Buku ini." Hal ini dilakukan sebagai suatu dasar atau pedoman yang akan dilakukan untuk pengajaran administrasi, baik di sekolah
maupun di tempat pekerjaan.
            Adapun beberapa teori yang diciptakan oleh Fayol dalam administrasi adalah sebagai berikut :

1.      Badan Kerja Sama (The Body Corporate).
Tugas pokok daripada organisasi, menurut Fayol ialah mengembangkan personal yang mampu melaksanakan keenam fungsi. Fayol menganggap struktur administrasi seperti halnya "badan kerja sama" (the body corporate) dan membandingkan fungsi-fungsi administrasi seperti halnya sistem urat-urat syaraf yang terdapat pada tubuh binatang atau manusia

2.       Seorang Kepala Untuk Setiap Unit Organisasi (One Head For One)
Setiap organisasi dengan tidak mengingat berapa besarnya, harus adanya kewenangan bagi setiap pegawainya dan bahwa setiap pegawai mempunyai wewenang yang dimaksud.
Untuk maksud ini skala organisasi adalah suatu alat Administrasi di mana Fayol menekankan kepada suatu prinsip "Kesatuan Komando" atau "Kesatuar Perintah" (unity of command) dan Kesatuan Tujuan" (unity of direction). la menyatakan bahwa seorang pegawai hanya menerima perintah dari seorang atasannya. Dengan adanya satu kepala dan satu Rencana, dimaksudkan kegiatan daripada suatu kelompok mempunyai tujuan yang sama.

3.      Staf Ahli (Many Brains To Help).
Anggota-anggota staf diharapkan dapat membantu Pimpinan (as an adjunct reinforcement) dan bertindak sebagai penasehat daripada Manager. Pekerjaan staf adalah membantu Manager dalam 4 (empat) kegiatan, yakni:
o   Korespondensi,
o   Memberikan informasi dan persoalan-persoalan lain yang dihadapi.
o   Sebagai penghubung dan pengawas.
o   Menyiapkan rencana dan mengembangkan perbaikan dalam setiap kegiatan.

Kedua dari yang pertama (a dan b) daripada kegiatan ini diakui secara luas, kedua dari yang terakhir sering dilupakan.

4.       Kekuasaan Dengan Pertanggungjawaban.
Fayol mendefinisikan "kekuasaan" (authourity) sebagai hak untuk memberikan perintah dan kewenangan kepada bawahannya. Fayol membedakan kekuasaan formal (the official authourity) dan kekuasaan perorangan (personal authourity). Yang pertama ialah kekuasaan yang diperoleh karena jabatannya, dan diperlukan untuk jabatan tersebut, sedangkan yang kedua berdasarkan atas kecakapannya, pengalamannya, nilai moral dan kemampuan seseorang.

5.       Jalur Pintas (The "Gangplank").
Komunikasi formal antara F dengan L digambarkan dan dengan baru diperoleh jawabannya. Suatu komunikasi yang memakan waktu dan tenaga. Menurut Fayol, lebih baik menggunakan apa yang disebut "Jalur Pintas" yaitu antara F L, dapat dijalankan usaha komunikasi tanpa merusak garis kewenangan (line of authority), apabila atasannya, terutama E dan K, memberikan wewenang dalam komunikasi itu dan mengetahui apa yang telah dilakukan oleh kedua belah pihak. Apabila persoalannya tidak mendapatkan persetujuan, mereka dapat mengembalikan persoalannya itu kepada atasannya masing-masing.

1 komentar:

  1. Thanks for providing such a great article, it was excellent and very informative.
    as a first time visitor to your blog I am very impressed.
    Economics :)

    BalasHapus